新人入職必知Email文化“潛規則”

電子郵件溝通是日常工作中一個重要的內容，很多時候，職場新人容易忽視郵件溝通中一些看似簡單，但實際重要的環節。恰恰就是這些不經意的行為，讓你踩上雷區，久而久之，帶來極大的負面影響。對剛剛開始職業生涯的人來說，具備良好的電子郵件溝通技巧，不僅對奠定成功的事業基礎非常關鍵，也是職業生涯中需要擁有的重要品質之一。

秘籍1．要準確設定郵件的語氣和語調！

當你與一個人面對面說話時，你可以運用你豐富的面部表情、語音語調、手勢以及身體語言，這些都是確定談話基調的主要因素。但是，當你用郵件進行溝通時，這些因素就無法起作用了。

當你撰寫一封工作郵件時, 主題和頭三個字，常常決定了這封郵件的主基調！比如郵件開頭的問候語使用諸 如：“Hello Peter”、“Dear colleagues” 或者“Dear leadership team”等友好、恰當的詞語，能幫助整封郵件營造出一個良好的交流氛圍。

而郵件的結尾同樣關鍵。請使用 “kindly”、“please”、“let us”、“thanks for your help”、“best regards”、“I look forward to meeting you”等有禮貌的語句結尾。

總而言之，職場郵件要用“親切問候”開頭，用“感謝語句”結尾！

秘籍2．郵件的主題要與內容保持一致！

我們經常會收到缺少主題，或郵件主題與內容南轅北轍的郵件。這類錯誤常常發生在職場新人中，如果你也犯了這種糟糕的錯誤，千萬不要僥幸你會給別人留下好印象，或者你能從眾多的競爭者中脫穎而出。 

秘籍3．避免使用短信語言和表情符號等非正式的語言！

如同所有的商務郵件一樣，職場郵件也屬于正式溝通的范疇。作為職場人士，在溝通中，一定要避免使用短信語言以及表情符號，如代表微笑的符號“: - )”。

實際上，在工作中，郵件正在取代面對面的溝通（face-to-face communication）和會議（meeting）。文字不僅可以表達你的思想，還可以體現你在職場上為人處事的態度——積極樂觀、嚴謹，或是隨意馬虎、不專業。

 秘籍4．標點符號、語法、拼寫，都要一絲不茍！

你不妨設想一下，當收件人閱讀一封用詞不當、充斥著語法錯誤的郵件時，會有怎樣的感受？所以，在撰寫每一封電子郵件時，你都要遵守語法規則，避免用詞不當和語法錯誤。時刻牢記：職場電子郵件也必須遵守傳統書信的語法規則和風格。 

秘籍5．在發送之前，多想、多查、多讀幾遍寫好的郵件！

通過反復的閱讀，就能確定你的郵件是否符合邏輯，是否有語法或拼寫錯誤，是否準確表達了你的想法和意圖等。仔細檢查郵件內容和拼寫錯誤是不可缺少的重要環節，在對這些錯誤一一糾正后，方可點擊郵件的“發送”按鈕。再一次強調：Review messages before sending！ 

秘籍6．避免使用表達絕對或負面意思的詞語！

職場郵件溝通中，請把握好字里行間的規則。盡量避免使用“不可能”、“做不到”等詞語。除此之外，在職場上，切忌發送負面或含有批評內容的電子郵件，包括對公司的看法，評價個人隱私等內容。職場如戰場，一定要遠離負面話題的電子郵件！

對職場新人來講，職場郵件不僅僅是寫出內容那么簡單，更重要的是如何表達得當。有些時候，禮儀和規則甚至比內容本身還要重要。恰如其分的表達，會幫助你快速融入職場，實現你的職業理想和宏偉抱負。現在你要做的是：積極觀察、學習和實踐；勇于迎接挑戰，將自己的郵件溝通能力和寫作技巧提升到一個全新的高度！

1. If you use an angry tone in email, your reader will probably answer in anger.

2. 切忌用公司郵箱給獵頭公司發自己的簡歷或求職信！

3. 一定不要用公司郵箱發送個人信息或把公司郵件轉到個人信箱中。

4. 收到郵件后，一定要仔細閱讀，深思熟慮后再回復郵件。

（來源：愛詞霸）